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Time blocking: cos’è e come usarlo per smettere di procrastinare

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usare Il time blocking come strategia per smettere di procrastinare

Quando sei una mamma lavoratrice ci sono tanti birilli da tenere in aria: la casa, il marito, i figli, gli appuntamenti e il lavoro. E guai se per caso uno di questi va a discapito di un altro, vero? Sono tutti importanti. E magari capita di non avere molti aiuti esterni. Ecco perchè ho scritto come organizzare la settimana di una mamma lavoratrice e oggi andremo ad approfondire uno dei punti visti nel precedente articolo, e cioè il Time Blocking.

Cos’è il Time blocking?

Con due lavori, un marito che fa turni assurdi e un nanerottolo di cui occuparmi, è diventato necessario per me imparare ad organizzarmi per ottenere il massimo in meno tempo sotto tanti aspetti diversi.

Ad esempio il tempo speso in cucina era uno di questi e l’ho risolto con il Meal prep settimanale.

Quando poi ho iniziato anche il mio business online e quindi a lavorare da casa sempre di più, ho scoperto l’arte del Time Blocking.

Non è detto però che tu debba lavorare da casa per usarlo, anzi. Il sistema del time blocking può essere usato sia che lavori da casa, sia in ufficio, sia in viaggio e sia che tu sia una casalinga.

Sì ok, ma cos’è?

Il Time Blocking non è altro che un metodo che ti permette di bloccare segmenti di tempo e assegnare questi segmenti a determinate mansioni.

In poche parole, si tratta di programmare nel dettaglio la tua giornata!

Perchè usare il time blocking per programmare la giornata?

Giusta domanda!

Potresti tranquillamente prendere la tua agenda e usare il buon vecchio metodo: alle 8 appuntamento con il capo, alle 11 conference call, alle 17 partita di pallone, eccetera

Un altro esempio potrebbe essere che oggi giorno 7 di luglio devo fare A,B e C.

Semplice no? Ma diciamoci la verità!

Lo scrivere una semplice lista delle cose da fare ti fa davvero rimanere realistica sui tempi necessari?

Quante volte facciamo la metà delle cose che dovremmo fare? Quante volte si procrastina nel tempo perchè non abbiamo preso l’impegno concreto di iniziare e finire qualcosa? O peggio ancora, quante volte si accavallano gli impegni perchè il primo è andato troppo alle lunghe?

Ecco che arrivano i vantaggi dell’usare il time blocking, che ti permetterà infatti di:

  • essere più consapevole di quanto tempo puoi dedicare ad una determinata attività prima di passare alla successiva
  • mettere ordine alle tue priorità
  • aumentare la tua produttività per ogni mansione (la pressione della scadenza)
  • ridurre lo stress di pensare a tutte le cose che non hai fatto (invece di elogiare ciò che hai portato a termine)
  • evitare di prenderti più impegni di quanto la giornata permetta
  • smettere di perdere tempo per decidere quale sarà la prossima cosa sulla lista che farai
  • smettere di procrastinare le mansioni più noiose

E quest’ultimo punto poi tocca i miei nervi sensibili 🙂

Perchè non so tu, ma io quando guardo la mia to-do list, lascio sempre le cose che mi smaronano per ultime 🙂 Stranamente, finisce che non si fanno mai da sole!

Invece con il time blocking, avrai già assegnato un determinato orario per svolgere anche le mansioni più noiose e sarà più facile entrare nella mentalità di farle e togliersele dalle scatole subito. In poche parole, ti aiuterà a prendere un impegno con te stessa per finire ciò che devi fare.

A volte poi procrastino qualcosa perchè penso di non avere abbastanza tempo per farlo bene come vorrei. Il time blocking mi ha permesso di vincere la procrastinazione con l’azione. Di sentirmi libera di dire “non è perfetto, ma almeno è fatto!” e smettere di pensarci.

E lasciami dire che la soddisfazione di essere riuscita a fare tutto è di gran lunga maggiore delle mie inutili aspettative di perfezione.

Come si fa il time blocking?

ipad, calendar. time blocking

E’ davvero semplice, promesso.

Come accennato si tratta di prendere il tuo planner e “bloccare” segmenti di tempo, giusto?

!!!Attenzione però!!!

Il tuo time blocking dovrà tenere da conto di TUTTE le cose che fai durante la giornata.

Mi spiego meglio.

La tua to-do list probabilmente includerà gli impegni tuoi, dei tuoi figli, le cose da fare a lavoro e a casa. Ma hai mai visto nessuno mettere nella sua lista cose come:

  • mangiare
  • portare fuori il cane
  • fare il meal prep settimanale
  • stare nel traffico per andare a prendere Gino a scuola
  • guardare film uscito su Disney channel con la famiglia

Di solito nella lista di cose da fare è difficile vedere queste cose. Eppure anche queste cose fanno parte della giornata e occupano tempo.

E’ proprio qui che non ci si rende conto di come sia “possibile che sono già le 16 e ho fatto metà delle cose che mi ero messa nella lista?”

Quando invece programmi la tua giornata con il time blocking, sembrerà quasi stupido all’inizio inserire cose come: “dalle 12 alle 12:30 = pranzo” oppure “dalle 14 alle 14.30 = portare giù il cane” perchè fai già queste cose tutti i giorni, giusto?

Non hai bisogno di ricordarle a te stessa!

Ma il time blocking non serve solo a ricordarti cosa fare, ma QUANDO farlo e quanto tempo della tua giornata occuperà.

Una grossa differenza, giusto?

Quindi torniamo al come fare time blocking nel modo giusto

Time blocking settimanale

Fai una lista delle cose da fare, appuntamenti, impegni lavorativi per la tua settimana. E assicurati di inserire del tempo per te stessa non-negoziabile (hey, tutti abbiamo bisogno di ricaricare le batterie!!)

Per ora lascia stare le cose quotidiane, diciamo che questa è la tua classica to-do list settimanale.

Assicurati di mettere anche le mansioni di casa come bucato, tagliare l’erba o qualsiasi siano le mansioni di cui di solito ti occupi tu personalmente.

E chiaramente anche il tempo che userai per fare time blocking per la settimana successiva 🙂

Time blocking giornaliero

A questo punto dovrai aggiungere tutte le cose che fai a livello giornaliero che ti portano via del tempo.

Per esempio:

  • 6:30 – 7 = doccia
  • 7- 7:30 = vestirmi e preparare il nano per scuola
  • 7:30 – 8:30 = tempo speso in macchina per portare il nano a scuola
  • 8:30 – 9:30 = mansione settimanale 1
  • 9:30 – 12:30 = mansione settimanale 2
  • e via dicendo

Oppure più semplicemente io mettevo

  • dalle 7:30 alle 15:30 = lavoro in università
  • 15:30 – 16 = viaggio in auto
  • 16 – 17 = lavoro da casa
  • 17 – 17:30 = andata e ritorno dalla scuola di Ethan
  • 17:30 – 18:30 = cena più bagnetto per Ethan
  • 18:30 – 18:45 = lavare i piatti
  • 18:45 – 19:30 = relax più metti a letto Ethan
  • 19:30 – 20:30 = mansione settimanale 1
  • 20:30 – 21 = mansione settimanale 2

Come vedi in entrambi i casi ci sono cose giornaliere come pranzo, cena, bagnetto per il piccolo, eccetera e poi spazi in cui inserire le mansioni settimanali della tua to-do list.

Perchè inserire prima quelli giornalieri?

Perchè una volta tolti dalla tua agenda le cose da fare tutti i giorni, avrai un’idea più chiara degli spazi vuoti e di quanto tempo ti resta a seconda dei giorni.

A quel punto potrai inserire le diverse mansioni settimanali nei vari spazi vuoti a seconda di quanto tempo hai realmente a disposizione.

Quanto tempo ci vuole per fare Time blocking?

All’inizio consiglio di dedicare circa mezz’ora la domenica sera per programmare la settimana successiva.

Questo perchè, come tutte le cose, all’inizio dovrai imparare come fare.

Ma presto vedrai che per le settimane successive sarà sempre più facile e veloce. Inoltre avrai modo di vedere se sei riuscita a rimanere nei tempi che ti eri prefissata o se dovrai bloccare più o meno tempo per una mansione piuttosto che un’altra.

Quando diventerai un po’ più pratica (e ti assicuro che non ci vorrà molto), si tratterà davvero di investire 5 minuti del tuo tempo la domenica per poter risparmiare un sacco di tempo la settimana successiva, ma soprattutto sentirti sempre soddisfatta di aver completato tutto quello che ti eri ripromessa di fare.

Ultimi consigli per ottimizzare il tuo time blocking

Alcuni consigli aggiuntivi sono dovuti, altrimenti sembra che siamo sotto regime dittatoriale qui 🙂

Prima di tutto, includi nel tuo time blocking un po’ di flessibilità. Soprattutto agli inizi quando ancora sei incerta su quanto tempo ti ci vorrà per fare una determinata cosa, tieniti larga con i tempi.

Meglio avere tempo che avanza a disposizione che accavallare gli impegni.

Sia chiaro che programmare la tua settimana con il time blocking non significa scolpire nella pietra i tuoi impegni e cascasse il cielo se ne manchi uno.

Piuttosto è modo efficace per dare la priorità alle cose giuste e una guida per quando è il momento giusto per farle.

In secondo luogo, ci sono alcuni trucchetti che ti aiuteranno ad automatizzare ancora di più il processo come ad esempio:

  • usare penne o caselle (se calendario digitale per esempio) di colori differenti a seconda delle mansioni
  • C’è a chi piace mettere un timer e “gareggiare” per finire prima che squilli
  • Riserva del tempo per te e per la tua famiglia e trattali come veri e propri appuntamenti
  • dai la priorità alle mansioni più importanti
  • se restano fuori mansioni importanti e ti rendi conto di non avere il tempo materiale per farle, DELEGA! Voglio dire, hai la prova visiva davanti a te che non ti restano più spazi vuoti, quindi non hai altra scelta che trovare il modo di delegare qualcosa (il potere dell’onnipresenza non è purtroppo stata concessa a noi mamme)

Ricapitolando

Il Time Blocking è un sistema per programmare la giornata che ti insegna come essere più intenzionale con il tuo tempo a disposizione, così che possa avere più controllo di tutti gli impegni e mansioni da svolgere.

La vera chiave per il successo con il time blocking è trovare il giusto equilibrio che si addice al tuo stile di vita e alle tue necessità.

Ci sta sbagliare e aggiustare strada facendo, perchè solo così si impara davvero a sfruttare questo sistema al meglio.

Ti consiglio vivamente di provare il time blocking per due o tre settimane e vedere come va.

Dopodichè, sentiti libera di farmi sapere come va lasciando un commento qui sotto 🙂

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